こんにちは
ビジネスコーチたかぎけんじです
自宅勤務、在宅ワークをするようになり
なかなか普及しなかったテレワークが
どんどん加速しています
それにつれて、様々なオンラインツールが進化をしています
セキュリティに問題があると指摘されたZoomは
改善を繰り返していますし
その対抗馬の複合型のビジネスツール
MicrosoftのTeamsを
使っているというお話も最近はよく聴きます。
チャットツールのslackやchatworksなども
脚光を浴びるようになっていますね。
みんなが外出自粛をしている現在
物理的に距離のある相手と
気軽にコミュニケーションが取れるのが
チャットツールの良いところですが
気軽にコミュニケーションが取れるがゆえに
気をつけた方が良いことがあると思います
それは、コミュニケーションのゴールを
想定せずにコミュニケーションをしてしまって
相手の時間を必要以上に奪ってしまう
ということです。
はじめに、まとめです
今日は
チャットツールでのコミュニケーションで
相手の時間を必要以上に奪ってしまう
というリスクを避けるために
コミュニケーションの3つのタイプを把握すること
についてお伝えします。
コミュニケーションの3つのタイプとは
１、すぐに伝えることが重要な情報
２、きちんと考えて、整理をしてから伝えることが重要な情報
３、それ以外の気軽なコミュニケーション
それでは、具体的にお伝えしていきましょう。
インターネットの普及で
だれでも気軽に情報を発信できるようになったり
気軽にコミュニケーションを取れるようになりました
今回の、外出自粛の中 自宅勤務、在宅ワークにおいては
先ほど挙げたslackやchatworksなど
チャットツールの有用性をあらためて
多くの方が感じたと思うのですが
例えば、このチャットツールにも良い面だけではなく
良くない面もあるように感じます。
それは
気軽に発信ができるということは
誰かに、声をかける時に
深く考えるというプロセスが
抜け落ちることが起こりやすいのです。
相手に伝える情報には
１、すぐに伝えることが重要なこと
２、きちんと考えて、整理をしてから伝えることが重要なこと
３、それ以外の気軽なコミュニケーション
３つが、あると考えられます。
まずは
今自分があいてに発信しようとしている情報が
この3つのどれなのかを
自分自身できちんと把握して発信しなくてはいけません
それぞれについて、少し詳しく見てみましょう
ひとつめの
すぐに伝えることが重要なこと
は、
事件、事故、トラブルなどの第一報
などが一番わかりやすい事例だと思います
まずは、それが起こったということを
相手に伝えるのは
早い方が良いでしょう
特に、自分自身や自社にとって
都合が悪い情報ほどすぐに出しておいた方が良いです
このタイミングを逸すると
後々の隠蔽などにつながってしまうことも
多いと感じます
よくないことは
最初の第一報がおくれれば遅れるほど
伝えにくくなります。
事件、事故、トラブルなど
よくない出来事の第一報は
起きたらすぐ、知ったらすぐ
が原則だとぼくは考えます。
二つ目の
きちんと考えて、整理をしてから伝えることが重要なこと
会社員の方で言えば
業務の進捗報告や
お客様に、上司などに
判断を仰ぎたいこと
決断や選択をして欲しいこと
などについて、伝えるときなどは
きちんと整理して伝えることが必要です
たとえば
業務の進捗報告であれば
現在の進捗状況がどのような状態で
当初の想定に対して
想定より進んでいるのか、
想定通りなのか
遅れているのか
遅れているのであれば
遅れを取り戻すことが必要なのか
期限を伸ばすのか
取り戻すのであれば
どのような方法を考えているのか
などを伝えるべきでしょうし
コミュニケーションの相手に
判断、決断、選択をして欲しい時には
相手が、その結論を出すのに必要な
情報を相手が持っているのか
持っていなければ、その情報は
自分が提供するのか
あいてに情報を取得してもらうのか
といったことを
明確にしてからコミュニケーションを始めたい
ものですね。
三つ目の
気軽なコミュニケーションであれば
何も考えずに、コミュニケーションをスタートしても
差し支えないでしょう。
オンラインツールとくに
チャットツールを使ったコミュニケーションを取る時に
特に気をつけたいのは
「きちんと考えて、整理をしてから伝えることが重要」な情報
です。
チャットツールの気軽さゆえに
つい、ぱっと考えずに送ってしまうと
相手の方の貴重な時間を奪ってしまうことに
なりかねません。
もし、今あなたが伝えようとしている情報が
２つめの
「きちんと考えて、整理をしてから伝えることが重要」な情報
であるとすれば
文字通り、あなたが相手に情報を伝える前に
「きちんと考えて、整理」をしておきましょう
まとめます
今日は
チャットツールでのコミュニケーションで
相手の時間を必要以上に奪ってしまう
というリスクを避けるために
コミュニケーションの3つのタイプを把握すること
についてお伝えしました。
コミュニケーションの3つのタイプとは
１、すぐに伝えることが重要な情報
２、きちんと考えて、整理をしてから伝えることが重要な情報
３、それ以外の気軽なコミュニケーション
の３つです。
チャットツールを使ったコミュニケーションが
うまくいかないと感じているあなたはぜひ
発進する前に、把握するように
試してみてください。
今日の動画では
2つ目にお伝えした
きちんと考えて、整理をしてから伝えることが重要な情報
を効果的に整理する方法もお伝えしています。
ぜひ、動画もごらんください
チャットツールでのコミュニケーションを効果的にする３つのタイプ分けと３つのステップ
https://youtu.be/2JvSFBz0jSE
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