副業、在宅勤務 テレワークの自己管理に必須!?1日の時間管理、タスク管理「タイムマネジメント」を効果的にする3つのツール

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みなさんこんにちは
ビジネスコーチたかぎけんじです
いつも動画を見ていただいてありがとうございます!

在宅勤務、テレワーク、副業 いずれも自己管理が上手がそうでないかによって
出せる成果に大きな違いが生まれます

先日の動画でもお伝えしましたが
業種や職種などによって変化のスピードに違いはあると思いますが
大きな流れとして、今後も在宅勤務、テレワークは推進されいくことになるでしょう
そうなると、会社からの社員の評価は、勤務時間や勤務態度よりもアウトプット
つまりその人が出せる成果により重点が置かれるようになりなるでしょう

さらに進むと「メンバーシップ型」雇用から「ジョブ型」雇用へと
転換していくという予想もされています

つまり「会社に入る」から「仕事を割り当てられる」というスタイルの雇用契約に変化していくということです

もちろんそうなれば「人よりたくさん時間をかけてでも良い成果を出せば良い」と考えてもよいですが
ほとんどの方は「同じ成果を出すのであれば、より効率よくやりたい」と考えるでしょう

そこで、必要になるのは、やっぱり自己管理能力ですよね

昨日は「やり方2割、感情8割」つまり「感情のマネジメント」をするスキルが最重要です
とお伝えしました

今日は、副業や、今後の在宅勤務、テレワークで的確にアウトプットつまり成果を出していくために必要な自己管理
を効果的にする3つのツールのお話をしたいと思います

今日のお話を動画で見たい方はこちらから!
https://youtu.be/QUgai0Y6lJs

今日は、副業や、今後の在宅勤務、テレワークで的確にアウトプットつまり成果を出していくために必要な自己管理のなかで

1日の時間管理、タスク管理「タイムマネジメント」
を効果的にする3つのツールのお話をしたいと思います

はじめに、今日のまとめです

ぼくが1日のタイムマネジメントを効果的にするために使っているツールは3つあります
その3つとは

1、Googleカレンダー でのスケジュール管理
2、GDT Getting Things Done というタスク管理手法
3、ポモドーロテクニック という生産性、集中力を高める時間管理術

この3つです

ひとつめの
Googleカレンダーでは
いつそれをやるかが縛られている仕事
を天引きで管理をし

二つ目の GTD と ポモドーロテクニックをつかって
いつそれをやるかが縛られていない仕事
を効率的に生産性を高く保って時間管理をする

というやり方をしています

副業や 今後 アウトプットつまり成果重視の評価に変わっていくであろう
在宅勤務、テレワークでより効率的に成果を出していきたいと思う方は
ぜひ、最後までご覧ください

それでは、具体的にお伝えしていきましょう

1日の時間管理、タスク管理「タイムマネジメント」においてまず定義づけをしておいたほうが良いのは

タイムマネジメントの観点で
多くの方が取り組んでいる仕事は2つに分けることができるということです

1、いつそれをやるかが縛られている仕事

2、いつそれをやるかが縛られていない仕事
です

ひとつめの
いつそれをやるかが縛られている仕事とは

たとえば
お勤め先の会議 とか
お客様とのアポイントメントとか
が分かりやすですね

それ以外の仕事をふたつめの
いつそれをやるかが縛られていない仕事
としましょう

大まかにいうと、ぼくの場合は
いつそれをやるかが縛られている仕事は
Googleカレンダーで管理をしています

そして、いつそれをやるかが縛られていない仕事
は、タスクリストで管理をしています

タイムマネジメントをしていく上で決まっていく順番を考えると

一番決まる順番が早いのは

Googleカレンダーで管理をしている
いつそれをやるかが縛られている仕事です

そののなかでも特にぼくにとって優先度が高いのは
クライアントさんとのコーチングセッションや
セミナーといったものです

ぼくは、セミナーは3ヶ月先の予定まで決めて情報を発信しているので

一番先に決まるのはセミナーのスケジュール

そして、毎週 同じ曜日の同じ時刻にセッションを受けていただいている方の
コーチングセッション

この二つは数ヶ月単位でスケジュールから天引きされています

そして、その次に天引きされるのが
決まった曜日や時刻ではないけれど
2週間に1回 とか 1ヶ月に1回定期的にセッションを受けていただいている方の
コーチングセッション

これは、1ヶ月単位でスケジュールから天引きされています

それ以外の
いつやるかを縛られる仕事は、発生した都度
Googleカレンダーに記入をして天引きしていきます

それ以外の時間が
いつそれをやるかが縛られていない仕事
を実行していく時間になります

いつそれをやるかが縛られていない仕事
をスムーズに実行していくには
タスク管理がきちんとできていることが重要だと
ぼくは考えています

タスク管理の手法としては
ぼくは、以前の動画などでもお伝えしている
デビット・アレンさんが提唱している GTD
Getting Things Done という管理手法を使ってタスクの管理をしています

そして、最近やり始めたことがひとつあって
それは、このタスクたちをより効果的に実践していくやり方です

これも、ライフハックの世界ではGTDとならんで
比較的 古典的なもので「ポモドーロテクニック」というものです

すでにご存知の方も多いかもしれませんが「ポモドーロテクニック」とは
1980年代にイタリアのフランシスコ・シリロさんによって提唱された
生産性を高めるための時間管理術です

「ポモドーロ」とはイタリア語のトマトのことですね
提唱者のフランシスコ・シリロさんが、この「ポモドーロテクニック」を実践する時に
使ったのが「トマト型のキッチンタイマー」だったことに由来するネーミングだそうです

具体的にやることとしては
1日の始めにその日に行うタスク、活動をリストに整理し
そのリストに基づいて1日のタスクをこなしていきます

タスクを実行していく時には
25分間の実践と5分間の休憩の30分を
一つの単位として「1ポモドーロ」と呼び
1ポモドーロをくりかえながらタスクをこなしていきます

また4ポモドーロを目安に25分程度の長めの休憩を取ります

この25分+5分という単位は
脳が完全に疲れ切ってしまう前に、休息を取ることで回復をさせて
1日を通して高い集中力を保てるように配慮した時間設定なのだそうです

また、1日の初めに行うタスクリストの整理のときには
ひとつ、一つのタスクが何ポモドーロで終えられるかを
予測して、リストにします

そして日中タスクを消化しながら
それぞれのタスクを終えるのに何ポモドーロ必要だったかを記録するようにします

そして、1日の終わりには
タスクごとのポモドーロの予測と実際の誤差や
その日に何ポモドーロをこなしたかなどを確認し
そのフィードバックを
翌日以降のタスク、活動をリストにする時の精度を高めることに活用します

実は、ぼくはこれまで
この「ポモドーロテクニック」自分で本格的に取り組んだことがなかったのです

世間的に4連休なこの週末は
比較的コーチングセッションのご予約の密度が低かったので
あらためて「ポモドーロテクニック」を実践してみることにしました

いつも、朝 事務所に着くと 坐禪をした後に
「振り返りと計画」をやるので、この「振り返りと計画」の
タイミングで「ポモドーロテクニック」用の1日のタスクリストを
つくります

お伝えしたように日頃からタスク管理ではGTDをやっているので
タスクリストは整理されているのと
「1日の振り返りと計画」がすでに習慣化されているので

GTDのタスクリストと「1日の振り返りと計画」からのフィードバックを生かし
Googleカレンダーを見て、セッションのご予約の状況を確認しながら
その日のタスクの配分をリストにします

1、Googleカレンダー
2、GTDのタスクリスト
3、1日の振り返りと計画からのフィードバック

の3つが揃っているので
「ポモドーロテクニック」用のリストを作るのには5分もかかりません

そして、この1日の振り返りと計画 からが早速
その日の1ポモドーロ目になります

これまでは
コーチングセッションのご予約という
ビジネス全体の中で重要度の高い仕事が毎日あるので

1ポモドーロの25分+5分という時間が
タイミングよく当てはまらないだろうな

と、勝手に考えたり

試しに25分はかって仕事をしてみた時に
タイマーがなっても、タスクのきりが悪いと
ついタイマーを止めてそのままタスクを続けてしまったり

という経験があって、本格的にポモドーロテクニックに
取り組むということをしてきませんでした

今回あらためて
2018年に出た「ポモドーロテクニック」の提唱者
フランシスコ・シリロさんの著書の邦訳版を読んで

ぼくにとっての肝は25分+1分ということではなく
1日の始めに作る、タスクリストの方ではないかと思い
実践してみると、
その想定の通り、ポイントは朝のタスクリスト作りにあると実感しました

朝のタスクリストを作る時に
いつそれをやるかが縛られている仕事

いつそれをやるかが縛られていない仕事
の時間のレイアウトをうまく決めることさえできれば
ぼくのように、いつそれをやるかが縛られている仕事
別な言い方で表現するとGoogleカレンダーで天引きされている仕事
の重要度がビジネス全体の中で高くても
ポモドーロテクニックもうまく機能させることができる
という実感を得ることができました

この「ポモドーロテクニック」の作法にしたがって
時間を過ごすのは今日で4日目になりますが

実際にやってみて感じるのは

1ポモドーロ 25分+5分 は本当に効果的で
タスクに取り組んでいる時に集中力が保ちやすいことと

そして、
1日の始めにつくる、タスクリストに実績を記入していくので
タスクをきちんとこなしている感覚が自分自身に伝わりやすいこと

さらに
やればやるほど、1日のタスク、活動のリストの精度が上がっていくので
その日の終わりに「きちんと1日を過ごせた」という感覚を持つことができるようになる
ということを体感できます

今後も、ぼくのビジネスのスタイルやライフスタイルに合わせて
必要な微修正を繰り返しながら、しばらく
「ポモドーロテクニック」を実践していきたいと思います

それでは、今日のまとめです

ぼくが1日のタイムマネジメントを効果的使っているツールは3つあります
その3つとは

1、Googleカレンダー でのスケジュール管理
2、GDT Getting Things Done というタスク管理手法
3、ポモドーロテクニック という生産性、集中力を高める時間管理術

この3つです

ひとつめの
Googleカレンダーでは
いつそれをやるかが縛られている仕事
を天引きで管理をし

二つ目の GTD と ポモドーロテクニックをつかって
いつそれをやるかが縛られていない仕事
を効率的に生産性を高く保って時間管理をする

という使い方です

副業や 今後 アウトプットつまり成果重視の評価に変わっていくであろう
在宅勤務、テレワークでより効率的に成果を出していきたいと思う方は
3つのツール試してみてください

今日のお話を動画にしました

ぜひ、動画でおさらいをしてみてください!

みなさん
正しい手洗い、マスクの着用、2mのソーシャルディスタンスを保って
新しいライフスタイルを楽しんでいきましょう

それでは、今日はここまでにします
今日も最後までお読みいただいて
ありがとうございました

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