1. 上長への報告に悩む管理職
「管理職なら、報告くらいスムーズにできて当然だろう」と思う人もいるかもしれません。
しかし、実際には管理職だからこそ報告に悩むケースは少なくありません。
ぼくのコーチングを受けていただいている管理職のクライアントさんも、その一人でした。
彼は日々、部下の報告を受ける立場にありながら、自分自身の上長への報告に対して強い苦手意識を持っていました。
「上司からあれこれ指示をされると思い通りにできなくなるのが嫌なんです」
「上司にどう思われるかが気になって、できれば報告自体を避けたい」
彼の話を聞いていると、「報告」に対して過度なプレッシャーを感じていることがわかりました。
特にこんな場面で、強いストレスを感じていました。
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「上司の機嫌が読めないとき」 → 「今このタイミングで話していいのか？」と悩み、結局後回しにしてしまう。
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「報告内容に自信がないとき」 → 「突っ込まれたらどうしよう」と考え、結論を濁してしまう。
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「上司の反応が冷たいとき」 → 「自分の報告の仕方が悪いのか？」と落ち込み、次回以降の報告が億劫になる。
彼自身、「報告は仕事の一部だから、やらないわけにはいかない」とは理解していました。
しかし、報告するたびに感じる「緊張感」「ストレス」「無力感」によって、
報告が義務感だけのものになり、いつの間にか「避けたい業務」になってしまっていたのです。
しかし、あるとき彼は気づきました。
「もしかして、これは部下の報告の仕方にも影響を与えているのではないか？」
そう思ったとき、報告に対する見方を変えるべきタイミングが来ていると感じました。
2. 報告の仕方を変えてみたら？
クライアントさんは、「自分の報告の仕方を変えてみる」ことからスタートしました。
「上司がどう反応するか？」を気にするよりも、「自分がどう報告すれば伝わりやすいか？」に意識を向けることが大事だと考えたのです。
そこで、次の3つのことを実践してみることにしました。
① 明るい雰囲気で話す
報告の場面では、つい慎重になってしまうことがあります。
「余計なことを言って、話がこじれたらどうしよう」
「ちょっと曖昧にしておけば、深掘りされずに済むかも」
そんな心理が働き、無意識に声が小さくなったり、表情が硬くなったりすることは珍しくありません。
しかし、意識して声のトーンを上げ、リラックスした雰囲気を作ると、上司の表情が少し柔らかくなるのが分かりました。
例えば、報告の際にこんな風に話すことを意識しました。
🔹「〇〇の件ですが、現在ここまで進んでいます。今、課題としてはこの部分があるのですが、○○の方向で進めようと思っています。いかがでしょうか？」
すると、上司の反応がスムーズになりました。
👨💼「なるほど、それでいこう」
それまで「報告＝指摘される場」と思っていたのが、「報告＝提案する場」に変わった瞬間でした。
② 箇条書きで整理し、簡潔に伝える
上司への報告でありがちなのが、「何を言いたいのかが分かりにくくなること」です。
話しながら考えると、言葉がまとまりにくくなります。
一生懸命説明しているつもりでも、「結局、どういうこと？」と聞き返されることがあります。
そこで、「結論 → 背景 → 次のアクション」の順番で整理して話すことにしました。
例えば、以前はこうなりがちでした。
🔸「〇〇の件ですが、実はちょっと問題があって、その……あの……」
このような伝え方を、次のように変えました。
✅「〇〇の件ですが、Aという進め方で対応予定です。理由はBです。Cが課題なので、確認をお願いします。」
すると、上司の理解スピードが上がり、報告がスムーズになりました。
👨💼「なるほど、OK。じゃあこのまま進めて」
③ 「イエス」の数を数える
さらに、上司のフィードバックに注目することにしました。
「自分の報告がどれだけ受け入れられているか？」を知るために、
上司が「いいね」「それでいこう」「問題ない」など、ポジティブな反応を示した回数を数えてみました。
これをやってみると、意外なことに気づきました。
「報告の仕方を変えたら、上司の『OK』が増えてきた…？」
それまで報告のたびに「指摘されるかもしれない」と警戒していましたが、実はそうではありませんでした。
よくよく振り返ってみると、「意外と上司はちゃんと話を聞いて、肯定してくれていた」のです。
「報告＝詰められる場」だと思い込んでいましたが、そうではなく、「報告＝方向性をすり合わせる場」だと気づきました。
こうして3つの実践を続けていくうちに、報告に対する心理的なハードルが下がっていきました。
上長の反応が変わり、自分の意識も変わった
こうして3つの実践を続けていくうちに、報告に対する心理的なハードルが下がっていった。
「報告のたびに上司に詰められるかも…」という不安が、
「自分の提案を試せる機会だ」というポジティブな感覚に変わっていきました。
この気づきは、クライアントさんにとって 「報告＝嫌なもの」という思い込みを壊すきっかけ になっていったのです。
そして、ここでまた新たな視点に気づきます。
「もしかして、部下たちも同じように、自分への報告を怖がっているのでは？」
そう考えたとき、今度は 「報告を受ける側としての自分の姿勢」 を見直す必要があることに気づいたのでした。
3. 部下の報告の受け方を振り返る
報告の仕方を変えたことで、上司とのやり取りがスムーズになり、心理的なハードルも下がってきました。
そんな中で、クライアントさんはふと、ある疑問を抱きました。
「もしかして、部下たちも同じように、自分への報告をためらっているのでは？」
報告する側の気持ちを理解したことで、報告を受ける側の自分の姿勢を見直すきっかけになりました。
「報告しづらい上司」になっていなかったか？
これまでのクライアントさんは、「部下がもっと主体的に報告してくれたらいいのに」と思うことが多かったそうです。
「大事なことはちゃんと報告してくれよ」
「もっと整理して伝えてくれたら分かりやすいのに」
そんなふうに感じることもあったそうです。
しかし、自分が上司への報告に不安を感じていたことを思い出すと、視点が変わりました。
「部下たちも、自分と同じように、報告をプレッシャーに感じているのかもしれない」
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「上司が忙しそうにしているから、話しかけるタイミングがわからない」
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「細かいことを報告すると、『そんなことは自分で考えろ』と言われそう」
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「相談することで、自分の判断力が足りないと思われるかもしれない」
そんなふうに思って、報告を躊躇している可能性があることに気づきました。
そこで、クライアントさんは、部下が報告しやすい環境を作るために、自分の「報告を受ける姿勢」を見直すことにしました。
報告しやすい上司になるための3つの工夫
部下に「ちゃんと報告しろ」と求める前に、報告しやすい空気を作ることが大切だと考えたクライアントさんは、3つのことを意識するようにしました。
① 先に「結論」を求めすぎない
「で、結論は？」と急かしてしまうと、部下が焦ってしまい、肝心の情報を正しく伝えられなくなります。
以前は、「シンプルに、結論を言え」というスタンスでしたが、これが逆に部下を委縮させている可能性があると気づきました。
そこで、「結論は最後でいいから、まず状況を整理して話してみて」と促すようにしました。
すると、部下も安心して話せるようになり、結果的に報告の質が上がっていきました。
② 「ここまでの話で、他に気になることはある？」と聞く
報告を受けると、つい「もっと端的に」「もっと分かりやすく」と思ってしまうことがあります。
しかし、それを指摘する前に、「ここまでの話で、他に気になることはある？」と促すだけで、部下が自分で考えて話を整理し始めることに気づきました。
報告の途中で、「もう少し詳しく説明してくれる？」と付け加えるだけで、部下自身が「伝え方を工夫しよう」と意識するようになったのです。
これまでは、「報告を簡潔にさせること」を重視していましたが、今は「部下が自分で考えながら伝えること」を優先するようになりました。
③ 報告を「評価の場」にしない
部下が報告をためらう理由の一つに、「ダメ出しされるかもしれない」という心理的な抵抗があります。
そのため、報告の場では、すぐにジャッジするのではなく、
「この報告を受けて、自分は何を決める必要があるのか？」に意識を向けるようにしました。
「こういう考え方もあるかもしれないね」
「この視点はいいね、ここを少しブラッシュアップするともっと良くなるよ」
そんなふうにフィードバックすることで、部下が報告しやすい雰囲気を作ることを意識しました。
報告は「上司のため」ではなく「チームのため」
こうした工夫を続けていくうちに、部下からの報告の質も変わっていきました。
以前よりも、部下が主体的に報告してくれるようになり、「上司に言われる前に、自分から伝えよう」という空気が生まれました。
「報告は、上司のためではなく、チームのためにするもの」
この視点を持つことで、部下の報告に対する考え方も変わり、結果的にチーム全体のコミュニケーションがスムーズになりました。
そして、クライアントさん自身もこう感じました。
「報告の仕方を変えることは、自分の伝え方を変えることだけじゃなく、受け止め方を変えることでもあったんだ」
報告は一方通行ではなく、「受ける側」が変わることで、する側も変わるものなのです。
4. 「報告」は上司部下の関係を映す鏡
この経験を通じて、クライアントさんが得た最大の学びは、
「報告の仕方を変えるだけで、チームのコミュニケーション全体が変わる」 ということでした。
多くの管理職は、部下に対して 「もっと分かりやすく報告してほしい」 と感じています。
だからこそ、「部下の報告の仕方を改善しなければ」 と考えがちです。
しかし、クライアントさんが実感したのは、
「部下の報告の仕方を変える前に、上司としての報告の受け方を変えることが重要だ」 ということでした。
報告というのは、ただの情報伝達ではありません。
それは、「お互いの考えをすり合わせる場」 であり、「チームの文化を形成するもの」 でもあります。
「上司が変わることで、部下も変わる」
もし、あなたが 「部下の報告の仕方が悪い」 と思ったことがあるなら、
それは 「上司としての自分の受け止め方」 を見直すチャンスかもしれません。
• 部下は報告しやすい雰囲気を感じているか？
• 上司として、結論ばかりを求めていないか？
• 部下が主体的に報告できる関係性を築けているか？
クライアントさん自身、「自分の報告に不安を感じていた時期」 があったからこそ、
「部下も同じような気持ちでいるのでは？」 と考えることができました。
そして、報告の受け方を変えたことで、
「部下からの報告の質が変わり、チーム全体の会話がスムーズになった」 という成果が生まれました。
「報告＝チームの文化を作るもの」
あなたの組織のコミュニケーションを良くするために、
まずは 「自分自身の報告の受け方」 を見直してみるのも一つの手です。
報告を 「指摘の場」ではなく「前向きな意見交換の場」 にすることで、
チーム内の会話が活発になり、部下が主体的に動きやすくなる環境 が生まれます。
「報告の仕方を変えることは、単なる業務改善ではなく、チームの未来をつくること」
そう考えると、報告の時間が、ただの業務連絡ではなく、
チーム全体の成長を促す機会 に変わっていきます。
管理職として、今日からできること
✅ 部下が話しやすい雰囲気を作るために、報告の途中で『で、結論は？』と急かすのではなく、『もう少し詳しく教えて？』と促してみる
✅ 報告の内容だけでなく、「報告のしやすさ」もチェックする
✅ 報告の場を「評価」ではなく「成長の場」として活用する
報告を変えることは、チームの文化を変えること です。
その第一歩は、上司であるあなたの受け止め方から 始まります。
「報告が変われば、チームが変わる」
その変化を、今日から試してみてください。